Fehler in der Kassenbuchführung können für Einrichtungen teuer werden

Ordnungsgemäße Kassenführung

Regelmäßig wird bei Prüfungen durch die Finanzbehörden auch die Barkasse geprüft. Und wer jetzt glaubt, dass die eigene Einrichtung davon nicht betroffen ist, weil nur sehr wenige Bargeschäfte getätigt werden, irrt sich leider.

Denn bei einer (formal) fehlerhaft geführten Kasse kann unter Umständen die gesamte Buchführung verworfen werden und Hinzuschätzungen drohen. Die Anforderungen im Bereich der Kassenführung sind in den letzten Jahren immer wieder verschärft worden, denn das Kassenbuch stellt als Nebenbuchführung einen Teil der Finanzbuchhaltung dar.

Arten von Kassen
Je nach Einrichtungsart (ambulant, stationär) gibt es unterschiedliche Kassen. Die klassische Registrierkasse ist meist nur im Kiosk oder Restaurant in einem Heim zu finden und soll hier nicht vertieft werden. In den meisten Fällen handelt es sich um eine„offene Ladenkasse“, welche ohne technische Unterstützung geführt wird, z.B. als Geldkassette oder Geldmappe.

Eine Besonderheit unter den Kassen stellt in den Einrichtungen die sogenannten Verwahrgeldkasse dar. Hier werden fremde Gelder verwaltet, die nicht der Einrichtung sondern den Patienten oder Bewohner gehören. Wenn diese im Rahmen der Finanzbuchhaltung geführt wird, sind auch hier alle Anforderungen zu berücksichtigen.

Mindestanforderung an eine ordnungsgemäße Kassenführung

Grundsätzlich sind alle Bewegungen einzeln im zeitlichen korrekten Ablauf täglich aufzuzeichnen. Der Bargeldbestand sollte regelmäßig, möglichst täglich, gezählt werden und durch ein Zählprotokoll dokumentiert werden. Wenn ein EDV-System eingesetzt wird, sollte dieses auch ein entsprechendes Testat aufweisen. Excel ist kein geeignetes Instrument um Kassenbewegungen aufzuzeichnen und wird von den Finanzbehörden regelmäßig verworfen.

Es gibt spezielle Softwarelösungen für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung. Häufig ist auch in den Abrechnungssystemen eine Art Kassenbuch integriert. Dieses ist meist nur für die Verwahrgeldkontenabrechnung konzipiert (außerhalb der Finanzbuchhaltung) und hat in der Regel weder ein Zertifikat noch ist diese manipulationssicher.

Empfehlung
Sollten nur wenige Kassenbewegungen aufzuzeichnen sein, ist es häufig besser, ein manuelles Kassenbuch zu führen und ein handschriftliches Zählprotokoll zu erstellen. In einem handschriftlichen Kassenbuch kann auch jeder Mitarbeiter, der Zugang zur Kasse hat, aktuell notwendige Eintragungen erstellen.

Wenn Sie auf ein elektronisches Kassenbuch nicht verzichten können oder wollen, achten Sie unbedingt auf ein Zertifikat oder lassen sich von Ihrem Steuerberater ein entsprechendes Produkt empfehlen.

Achten Sie auf die Einhaltung des korrekten zeitlichen Ablaufs. Wenn ein Mitarbeiter vor einigen Tagen Blumen bar bezahlt hat und Sie diese erst später erstatten, erfassen Sie diese Bewegung auch erst zum Erstattungsdatum und nicht zum Datum des Kassenbons.

Aufbewahrung
Alle Unterlagen zur Kasse sind zehn Jahre (wie die meisten anderen Belege auch) aufbewahrungspflichtig. Dazu können auch Preislisten vom Kiosk oder Catering gehören.

Eine Falle lauert auch bei der Überlebensdauer von Kassenbons auf Thermotransferpapier. Diese ist meistens sehr viel geringer. Fertigen Sie von diesen Belegen entsprechende Kopien an oder scannen Sie diese ein und verknüpfen diesen Beleg mit der Kassenbuchung, sofern Sie ein elektr. Kassenbuch einsetzen.

Unterkassen
Alle Anforderungen gelten selbstverständlich auch für die Unterkassen, wie z.B. die Catering-Einnahmen des Kochs, die Umsätze des Kiosks (Einzelaufzeichnung), die Einnahmen von Veranstaltungen (Fest mit Angehörigen), Mitarbeitererstattungen und vieles mehr.

Fazit
Durchleuchten Sie Ihre Einrichtung nach einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung und achten darauf, dass Sie alle Kassenbewegungen in korrekter zeitlicher Abfolge erfassen.

Gerade da es häufig nur ein ganz kleiner Teil der Umsätze und Finanzflüsse ausmacht, wäre es mehr als ärgerlich, wenn das Finanzamt aufgrund von formalen Fehlern Kassenbuchführung verwirft und Umsätze hinzuschätzt.